1. 문제의 소재

「도시 및 주거환경정비법(이하 도시정비법)」 제45조제5항에 기해 조합원은 서면으로 의결권을 행사하거나 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다. 서면으로 의결권을 행사하는 경우에는 정족수를 산정할 때에 출석한 것으로 본다고 규정하고 있다. 나아가 동조 제6항에서는 `조합은 제5항에 따른 서면의결권을 행사하는 자가 본인인지를 확인해야 한다`고 정하고 있고, 동조 제7항에서 `서면의결권 행사 및 본인 확인 방법 등에 필요한 사항은 정관으로 정한다`고 규정하고 있다.

이 사건 조합은 위 도시정비법의 위임을 받아 조합 정관 제22조제3항에서 본인 확인 방법으로 `조합원은 출석을 서면으로 하는 때에는 서면에 안건 내용에 대한 의사표시 및 본인의 성명을 자필로 적고 지장을 날인(본인의 성명을 자필로 적지 않거나 지장을 날인하지 않은 서면은 무효표로 처리)해 총회 전날까지 조합에 도착하도록 해야 하며, 총회를 소집한 자는 조합원이 서면을 제출한 경우 총회 전까지 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 서면의결권을 행사하는 자가 본인인지를 확인해야 한다`고 규정하고 있다.

그 구체적인 내용으로 ①서면의결권을 행사한 조합원으로부터 신분증 사본을 직접 제출 또는 팩스ㆍ이메일 등으로 촬영본 또는 스캔본 등을 제출받는 방법 ②조합원 본인이 서면의결권을 행사했다는 취지의 문자 등을 조합(조합장 등)으로 전송하는 방법 ③조합원 본인이 서면의결권을 행사했다는 취지의 서면 제출 확인서를 인감증명서를 첨부해 제출하는 방법을 각 규정하고 있다.

이 사건 조합은 최근 총회를 개최하면서 자필 서명 또는 지장 날인이 누락된 서면결의서를 다수 성원에 포함시켜 의결 절차를 진행한바, 이와 같은 본인 확인 의무 누락이 서면결의서의 효력을 무효로 만드는지 재판상 문제가 됐다.

2. 법원의 판단

가. 채무자 조합과 같은 재개발ㆍ재건축 조합의 총회에는 직접 현장에 참석해 의결권을 행사하는 경우보다 서면결의서 제출하는 방식으로 의결권을 행사하는 조합원들의 비율이 더 높은 경우가 일반적이어서 그 결과 총회 안건의 가결 또는 부결 여부가 서면결의에 의해 결정되는 경우가 상당히 많다. 서면결의서를 제출받으면서 본인 확인 절차를 엄격하게 거치지 않게 되면 타인이 조합원의 성명을 도용해 서면결의서를 제출할 염려가 있고, 그로 인해 서면결의서의 위조 변조를 다투는 소모적인 분쟁이 자주 발생하게 돼 재개발ㆍ재건축사업 전체가 지연되는 사태까지 초래될 위험이 있다. 결국 서면결의서를 제출받는 경우 조합으로 하여금 엄격한 본인 확인 의무를 거치도록 하는 취지는 단체법적 법률관계의 명확성 안정성을 위해 위와 같이 불필요한 법적 분쟁이 생기는 것을 미리 방지하고, 서면 결의 과정에서 조합원들의 의사가 왜곡되지 않도록 해 재개발ㆍ재건축사업의 효율적인 진행을 도모하기 위함이다.

나. 투표의 비밀은 투표권자의 의사결정이 타인에게 알려지지 않도록 해 투표권자가 의결권의 행사로 인해 불이익을 입는 것을 방지하고, 이로써 투표권자의 의사결정을 타인의 강제나 압력으로부터 보호하기 위한 것이다. 그런데 조합원이 직접 총회에 참석해 현장에서 신분 확인을 하고 의결권을 행사하는 경우와 달리 서면결의서에 자신의 의사를 표기해 이를 우편으로 발송하는 방법으로 의결권으로 행사하는 경우는 본인 확인 절차와 의사 확인 절차를 분리할 수가 없기에 두 경우에 투표의 비밀이 동일한 정도로 보호될 것을 요구하기 어렵고 현실적으로 불가능하다. 서면 결의를 하는 경우 현장 결의와 달리 해당 조합원이 의결권을 행사한 것인지를 채무자 조합 입장에서도 확인해야만 올바른 의견수렴이 이뤄져 적법하게 안건을 처리할 수 있다. 따라서 채무자 조합의 선거관리규정이 정하고 있는 무기명 비밀투표의 원칙은 의결권을 행사하는 방식에 따라 투표의 비밀을 유지하기 위한 절차나 방법 역시 다르게 검토돼야 하고, 투표의 비밀을 지킨다는 명목으로 정관에 반해 본인 확인 절차를 임의로 완화하는 것은 허용될 수 없다.

3. 결어

법원은 서면결의서 제출자에 대한 본인 확인 의무 이행을 엄격하게 보고 있고, 임의로 본인 확인 절차를 완화하는 것은 불허한다는 뜻인바, 일선 조합에서는 총회 진행 시 서면결의서 제출자에 대한 본인 확인 절차를 정관상 기준에 맞춰 엄정히 진행해야 할 것이다.

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김래현 변호사 기자

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